Vereniging 

De vereniging heeft als doel in het stadsdeel Belfeld een folklore in stand te houden wat betreft carnavalsactiviteiten vanuit een gevestigde traditie, welke eigen is aan streek en plaats en waardoor een actieve bijdrage wordt geleverd aan het gemeenschapsleven in dit stadsdeel, en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. C.v. De Belhamels hecht veel waarde aan de bescherming van de gegevens van haar leden en vrijwilligers. In deze Privacy procedure willen we een heldere en transparante uitleg geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden en vrijwilligers te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. C.v. De Belhamels houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze procedure;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door c.v. De Belhamels verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden;

• • Onderlinge informatie;
  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen;
  • Het versturen van facturen;
  • Inschrijven voor bijeenkomsten;
  • Het opzetten en onderhouden van een website voor c.v. De Belhamels;
  • Het bijhouden van de ledenlijst;
  • Het bijhouden van de historie m.b.t. onderscheidingen enz.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen;

• • Voornamen
  • Roepnaam
  • Achternaam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Postcode
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Rekeningnummer
  • Telefoonnummers
  • Naam partner

Verstrekking aan Derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

C.v. De Belhamels bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of gearchiveerd dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• • Alle personen die namens c.v. De Belhamels van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding hiervan.
  • We gebruiken een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We versleutelen persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische mankementen.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via ons secretariaat. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacybescherming.

Organisatie c.v. De Belhamels

Organigram

De vereniging kent gekostumeerde- en niet-gekostumeerde leden. De leden maken deel uit van het bestuur, de Raod, het Boerebroelefsgezelschap en/of diverse commissies.

Bestuur

• • Voorzitter                                                                                                        
  • Secretaris                                                                                                        
  • Penningmeester                                                                                          
  • Vorst                                                                                                                 
  • Huismeester
  • Bestuurslid Technische zaken
  • Bestuurslid Pers & propaganda
  • Bestuurslid Activiteiten                                                                                                    

Commissies

• • Optochtcommissie
  • Raodscommissie
    • Prinsencommissie
  • Boerencommissie
    • Jeugdboerencommissie
    • keuzecommissie
  • Sponsorcommissie
  • Financiële commissie
  • Technische commissie
  • Commissie pers en propaganda
    • Externe communicatie
    • Belhamelkrant
  • Activiteitencommissie

NAW gegevens

De NAW gegevens die binnen de vereniging in gebruik zijn en dus gearchiveerd worden zijn te verdelen in;

• • Leden administratie
  • Financiële administratie
  • Accountant
  • Sponsoren
  • Overige commissies c.v. De Belhamels
  • Website
  • Externe leveranciers

Leden administratie

De ledenadministratie is in het beheer van het secretariaat.

Archivering;  Archivering vindt plaats op de PC van het secretariaat en is middels wachtwoorden beveiligd.

Gebruik; de NAW gegevens worden gebruikt voor het bijhouden van de ledenlijsten en voor het doen van mailings m.b.t. de activiteiten van c.v. De Belhamels. Gezien het historische aspect van de vereniging beschreven in de statuten, het huishoudelijk regelement en tevens de diverse protocollen is het noodzakelijk dat gegevens altijd bewaard worden. Leden krijgen volgens protocol onderscheidingen uitgereikt of krijgen ere-titels. Deze gegevens blijven in de historie bewaard.

Financiële administratie

De financiële administratie onder het beheer van de penningmeester gebruikt dezelfde NAW gegevens zoals bijgehouden door het secretariaat. De penningmeester heeft deze gegevens nodig voor het verwerken van facturen voor contributie, eten en drinken enz. (interne facturering van kosten)

De financiële administratie beheert verder alle NAW gegevens van leveranciers om betalingen te kunnen verrichten. (leveranciers kan variëren van leveranties van materialen, diensten en artiesten)

De financiële administratie beheert verder alle NAW gegevens van sponsoren voor het sturen van de factureren.

Bewaartijd: Wettelijk 7 jaar.

Archivering; Archivering vindt plaats op de PC van de penningmeester en is beveiligd met en wachtwoord. Tevens heeft de penningmeester inzicht in het systeem wat betreft c.v. De Belhamels bij de accountant. Dit systeem is beveilig met een wachtwoord.

Accountant

De financiële administratie maakt gebruik van accountantskantoor Schreurs &Winter in Tegelen voor het doen van de boekhouding, belastingaangifte, BTW aangifte enz. Het accountantskantoor heeft dus inzage in dezelfde gegevens dan de financiële administratie.

Sponsoren

De NAW gegevens van de sponsoren worden gearchiveerd binnen de sponsorcommissie en verder in de financiële administratie en zijn noodzakelijk voor het jaarlijks benaderen van de sponsoren, het opmaken van advertenties, reclame via media enz. De reden m.b.t. de financiële administratie zijn al beschreven onder punt 5b.

Archivering; Binnen de sponsorcommissie worden de gegevens gearchiveerd op de PC van de voorzitter van de commissie. Deze is beveiligd met een wachtwoord. De bewaartijd voor de financiële gegevens is wettelijk 7 jaar.

Overige commissies

Binnen c.v. De Belhamels zijn diverse commissies actief. Iedere commissie staat onder leiding van een voorzitter. Het is noodzakelijk dat de commissies beschikken over de NAW gegevens van leden van hun eigen commissie en overige commissies om mailings m.b.t. hun commissie te laten uitgaan en contact te leggen met de overige commissies.

Externe leveranciers

Het is noodzakelijk dat externe leveranciers indien wettelijk van toepassing een verwerkingsovereenkomst tekenen en inleveren.

Website

De website is volgens de geldende wettelijke regels beschermd.

C.v. De Belhamels gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy (een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone). De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

C.v. De Belhamels maakt gebruik van Google Analytics, waarvoor een bewerkers overeenkomst met Google is afgesloten. Uw IP-adres wordt gemaskeerd en gegevens worden niet met Google gedeeld. Tenslotte worden de Google Analytics cookies niet gebruikt in combinatie met andere Google producten.